Come ridurre drasticamente il tempo dedicato alla segreteria di un Centro Yoga

Non ci sono molti segreti, tutto passa per l'organizzazione e l'utilizzo di strumenti adeguati

 

 

Quante volte al giorno ti capita di ricevere chiamate al cellulare o messaggi su whatsapp o email per richieste di chiarimenti, conoscere gli orari delle lezioni o per sapere se c'è posto libero in una determinata classe?

Quante di queste richieste ti sono arrivate mentre eri impegnato nell'insegnamento o in altre attività, così da non poter dare subito riscontro? Quante richieste giungono in orari poco rispettosi della tua privacy?

Come dici? Hai una segretaria e senza di lei non riusciresti a fare nulla? Anzi, nonostante il suo buon operato, sei sempre il destinatario di una mole di richieste che talvolta va oltre l'umanamente gestibile?

Il tuo tempo non ha prezzo

Puoi anche pensare che il tempo non sia denaro, ma almeno converrai che il tempo libero non ha prezzo.

Se hai mai fatto due conti rapidi, sai già che le ore riservate all'insegnamento - ovvero l'attività che sostiene economicamente il tuo Centro - sono solo una minima parte del tempo che dedichi alla gestione del tuo Centro Yoga o Pilates.

Gran parte del tuo tempo lo devi dedicare alla segreteria: rispondere alle richieste di nuovi e vecchi allievi, ricevere o spostare le prenotazioni delle lezioni, gestire assenze e recuperi e - non ultimo - incassare i pagamenti e registrare le ricevute.

Tutto ciò fa parte del nostro lavoro quotidiano, ma scommetto che non hai mai pensato che TUTTE le operazioni che ho descritto qui sopra possono essere AUTOMATIZZATE e/o DELEGATE AD ALTRI.

Se avrai la pazienza di leggere fino in fondo, ti dico come puoi risparmiare anche oltre il 70% del tempo dedicato al lavoro di segreteria.

Passo 1: regole chiare e condivise

Organizzazione significa, prima di tutto, fare chiarezza.

La chiarezza è fondamentale affinché vi sia organizzazione dei processi e un buon funzionamento della "macchina". Quindi, la prima cosa che devi fare è scrivere un regolamento e diffonderlo, magari anche pubblicandolo nel sito del Centro.

Se ritieni che sia un approccio troppo formale puoi fare a meno di metterlo nero su bianco, ma in questo caso ricordati di essere sempre coerente nel soddisfare le richieste dei singoli allievi e di non trattare casi analoghi in modo differente.

Che sia scritto o meno, il regolamento è il punto di riferimento per il corretto funzionamento del tuo Centro Yoga o Pilates, ma - ripeto - deve essere condiviso affinché sia chiaro a tutti, non solo agli allievi ma anche a tutto il corpo insegnanti.

Cosa ci metti nel regolamento? Ci inserirai tutto ciò che ti sembra necessario affinchè il Centro funzioni al meglio, secondo le specifiche esigenze. Faccio qualche esempio:

• Non si accede alle lezioni dopo che queste sono iniziate: cerca di arrivare almeno 10 minuti prima
• Le assenze sono recuperabili entro la scadenza dell'abbonamento
• Le prenotazioni sono possibili fino a 1 ora prima dell'inizio della lezione cancellabili entro 4 ore dall'inizio della lezione
• Indumenti e scarpe vanno riposti in ordine negli appositi spazi
• ...e via così

Quando avrai finito la stesura, verifica bene di essere il primo in grado di rispettarlo nella sua totalità. Subito dopo vengono gli insegnanti, anzi ti consiglio di coinvolgerli alla redazione del testo.

Passo 2: impara a delegare

Si, lo so, è il "segreto di Pulcinella"... ma tu lo metti in pratica? O accentri tutto su di te?

Abbiamo visto che le regole comportamentali condivise sono la base dell'organizzazione.
Adesso è il momento di definire chi fa cosa e quando lo fa.

Ad esempio, definisci chi si occupa dei rapporti con l'Ente Sportivo cui il Centro è associato e dei tesseramenti, chi si occupa della gestione del sito e dell'aggiornamento delle informazioni (primo fra tutti l'orario lezioni, sempre pubblicato in chiaro), chi raccoglie prenotazioni e cancellazioni, chi segna le assenze e gli eventuali recuperi, chi gestisce gli incassi e la contabilità... e gli orari in cui tutte queste attività vengono svolte.

Altrimenti, se il tuo Centro può permetterselo, assumi un/a segretario/a capace e un bel po' di tutto quel lavoro sarà lui/lei a svolgerlo. Per Centri molto frequentati, spesso nemmeno l'aiuto permanente in segreteria è sufficiente a far fronte alle richieste, specie in periodi speciali come l'inizio dell'annualità sportiva al rientro dalla pausa estiva.

Passo 3: usa strumenti efficaci ed efficienti

Se vuoi anche tu entrare a far parte di chi gestisce felicemente un Centro Yoga o Pilates, devi adottare pochi strumenti, ma devono tutti essere efficaci ed efficienti.

Ce ne sono almeno 2 necessari allo scopo:

• un software gestionale che ti aiuti a tenere la contabilità, le anagrafiche degli allievi, le ore degli insegnanti
• un' app che consenta ai tuoi allievi di prenotare/disdire le lezioni, consultare gli orari, comprare abbonamenti e carnet ingressi

Il software gestionale raccoglie tutte le informazioni necessarie al corretto funzionamento del Centro e ti permette di reperire dati in modo rapido, spesso aggregandoli per altre necessità come, ad esempio, calcolare i compensi degli insegnanti, sapere se un allievo ha pagato o no, esporre un bilancio provvisorio, estrarre i mastrini per il commercialista...

L' app per gli allievi è lo strumento di interazione tra il Centro e loro stessi: se ben congegnata non dovranno più contattare la segreteria ogni qual volta hanno necessità di un'informazione, perché la trovano già lì. E tramite l'app devono poter consultare l'orario, prenotare e disdire le lezioni, acquistare abbonamenti e carnet ingressi.

Questo è un modo per ridurre il tuo intervento quotidiano, ma puoi ottenere ancora di più.

Risparmia anche oltre il 70% del lavoro

Ed eccoci infine all' infallibile metodo per risparmiare un sacco di tempo.

E' il metodo che ho progettato e realizzato personalmente e che è stato adottato da oltre 200 Centri Yoga e Pilates di tutta Italia. E' talmente flessibile che puoi utilizzarlo per replicare quanto hai predisposto nel regolamento, ad esempio le tempistiche di inserimento e cancellazione delle prenotazioni da parte degli allievi.

Se già non lo conosci, si chiama YogaManager. Il nome stesso ti dice che è espressamente pensato per assolvere tutte le necessità del settore e di chi, come te e me, gestisce allievi, insegnanti, orari, lezioni, corsi, workshop e quant'altro della nostra quotidianità.

E lo fa con la massima integrazione possibile, perché il software gestionale e le app di cui è dotato (oltre a quella per gli allievi ce n'è una anche per gli insegnanti) sono interfacce dello stesso insieme di dati.

Win-Win: ci sono solo vincitori

Ti faccio un esempio che esplica una delle innumerevoli possibilità offerte da YogaManager:

Un tuo allievo che desidera partecipare ad una lezione apre l'App Allievi, scorre l'orario, trova la lezione desiderata e ne verifica in tempo reale la disponibilità di posti. Quindi prenota la lezione in un paio di click, il suo carnet viene decurtato di un ingresso e tu ricevi la notifica dell'operazione via email.

Ma cosa succede se non può prenotare perché ha terminato il Carnet? Tramite l'App stessa può acquistare direttamente il carnet, pagarlo con Carta di credito o Paypal, e subito dopo prenotare la lezione di suo gradimento. Il tutto viene confermato da email inviate sia all'allievo che a te.

A seguito di questa operazione effettuata dall'allievo, il Gestionale sarà automaticamente aggiornato con l'inserimento del carnet nella scheda dell'allievo, verrà registrata la contabilità imputando le partite nel piano dei conti e verrà emessa ricevuta del pagamento.

Non è finita qui: il giorno della lezione, l'insegnante preposto apre l'App Insegnanti e all'interno della lezione - tra l'elenco dei partecipanti - troverà l'allievo di cui sopra e potrà segnare la sua presenza (o assenza).

Supponiamo che tutto ciò sia accaduto alle 23:30, quando il tuo allievo era ormai disteso a letto, prima di deporre lo smartphone e addormentarsi contento perché ha prenotato la lezione dell'indomani mattina.

Tu, cosa hai fatto? Nulla di nulla, se non leggere le email di notifica (la mattina dopo, dato che a quell'ora dormivi).

E' una situazione "win/win", perché:

• il tuo allievo è soddisfatto poiché ha scelto cosa acquistare, ha pagato, ha prenotato la lezione, senza muoversi di casa, il tutto in meno di 1 minuto.
  
  
• tu hai venduto un Carnet senza alcuna operazione manuale di segreteria e hai accresciuto la reputazione del tuo Centro Yoga o Pilates offrendo un servizio al passo con i tempi, rapido ed efficace.

Ora fai un confronto

Prova ora ad immaginare lo stesso scenario senza l'app e il gestionale integrati (o con due strumenti separati):

• Chi e come avrebbe gestito questa situazione?
• Quanto tempo sarebbe stato necessario?
• Potrebbe aver avuto luogo alle 23:30?
• Quando avresti registrato il movimento in contabilità?
• Ti saresti ricordato di emettere la ricevuta?
• Dove avresti registrato il pagamento del Carnet, il suo numero di ingressi, la decurtazione di 1 ingresso a fronte della prenotazione?
• Come e dove avresti aggiornato l'elenco partecipanti alla lezione?
• L'insegnante preposto alla lezione avrebbe saputo dell'allievo in più prima dell'inizio?

Somma il tempo che avresti impiegato e confrontalo con "non ho fatto nulla", eeee... bingo!

Namastè!


P.S.: dimenticavo... puoi provare YogaManager gratuitamente per 15 giorni.